GDPR privacy

LYRECO ITALIA S.r.l. con sede legale in via Victor Hugo 4, Milano, e P.IVA 11582010150 soggetta alla direzione e al coordinamento del Socio Unico Lyreco SAS, società di diritto francese, con sede legale in rue du 19 mars 1962, 59770 MARLY (Francia), in qualità di Titolare del trattamento dei dati, garantirà che tutti i dati personali verranno raccolti e gestiti in modo sicuro e utilizzati solo come descritto nelle sezioni a seguire.

Definizioni

“Legge(i) applicabili sulla Protezione dei Dati” indica le leggi e i regolamenti in materia di protezione dei dati personali, sicurezza dei dati, conservazione dei dati, ai quali i Dati personali sono soggetti, incluso il GDPR e il D.Lgs 196/2003 e ss.mm.ii.

“Titolare del trattamento” indica la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, l’agenzia o altro organismo che, in proprio o in collaborazione con altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati personali.

“Utenti” indica qualsiasi persona fisica/utente che utilizza il presente sito web, invia una candidatura e/o una richiesta di informazioni o contatto.

“Dati personali” indica i dati personali degli Utenti trattati da Lyreco in veste di Titolare del trattamento.

“Regolamento generale sulla protezione dei dati” o “GDPR” indica il Regolamento 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.

“Dati personali” indica qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

“Dati personali” indica i dati personali degli Utenti trattati da Lyreco in veste di Titolare del trattamento.

“Trattamento”, “trattamenti”, “trattare” e “trattato/i” indicano qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati personali o insiemi di Dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

“Servizio” indica i servizi/forniture eseguiti a livello globale o a livello locale da Lyreco.

“Terza(e) parte(i)” indica soggetti autorizzati da Lyreco al trattamento dei dati personali quali, a titolo esemplificativo: revisori, appaltatori, trasportatori, agenti di commercio, consulenti, ecc.

Ambito di applicazione

La presente Policy sulla privacy si applica esclusivamente ai Dati personali degli Utenti trattati da o per conto di Lyreco.

Lyreco tratta i Dati personali in modo equo e legalmente, in conformità con Leggi applicabili sulla protezione dei dati.

In caso di conflitto tra la Policy sulla privacy e le Leggi applicabili sulla protezione dei dati, prevarranno le disposizioni di queste ultime.

Quali dati personali raccogliamo e utilizziamo?

Lyreco tratta i Dati personali degli Utenti che utilizzano il presente sito web, inviano una candidatura e/o una richiesta di informazioni o contatto, al fine di fornire i propri Servizi.

Lyreco tratta le seguenti categorie di Dati personali degli Utenti:

• Dati anagrafici e dati di contatto (quali ad esempio l’indirizzo, il numero di telefono di casa o del cellulare, oppure l’indirizzo di posta elettronica);
• Informazioni dettagliate relative alle qualifiche e, in caso di candidature, alle esperienze lavorative pregresse e agli interessi;
• Informazioni relative all’esperienza pregressa in campo accademico e/o lavorativo;
• Altre informazioni contenute nelle richieste di contatto. I dati che verranno acquisiti ci consentiranno di rispondere alle richieste, ricontattarvi, effettuare le dovute verifiche e l’idoneità per la posizione di interesse.

Come vengono raccolti i dati?

Raccogliamo tali dati direttamente dagli Utenti, dalle persone che hanno fornito referenze a quest’ultimi (le cui informazioni di contatto siano state fornite dagli Utenti stessi), dalle strutture formative che gli Utenti hanno frequentato, nonché dagli ordini professionali e dagli organi governativi eventualmente coinvolti.

Per cosa usiamo tali informazioni?

Il GDPR ci permette di trattare i Dati personali nella misura in cui abbiamo una base o un “fondamento” giuridico per farlo. Di conseguenza, quando trattiamo i Dati personali degli Utenti, faremo affidamento su una delle seguenti basi giuridiche:

• Procedere alla sottoscrizione di un contratto
• Obbligo legale
• Interessi legittimi
• Ogniqualvolta sia necessario per ottemperare agli obblighi o per esercitare i diritti nell’ambito del diritto del lavoro
• Per motivi imperativi di rilevante interesse pubblico (quali la prevenzione e l’individuazione di illeciti).
• Il vostro consenso

Inoltre, facciamo uso di cookie al fine di migliorare l’esperienza degli Utenti sul nostro sito web; vi invitiamo a consultare la sezione Policy sui cookie della presente Policy sulla privacy.

Con chi condividiamo le informazioni degli Utenti?

L’accesso e il trattamento dei Dati avvengono a cura dal personale di Lyreco, per le finalità sopra descritte.

Lyreco non condivide Dati personali con terze parti non affiliate, ad eccezione per quanto necessario per le proprie legittime esigenze professionali e aziendali, per soddisfare le richieste degli Utenti e/o come richiesto o consentito dalla legge. Sono dunque compresi:

• Società facenti parte del Gruppo Lyreco
• Fornitori – Lyreco può concedere l’accesso ai Dati personali degli Utenti:
  • ai suoi fornitori di servizi o appaltatori: Lyreco trasferisce Dati personali a società terze, come provider di sistemi (IT), hosting provider, consulenti e altri fornitori di beni e servizi o appaltatori. Lyreco lavora con tali fornitori affinché siano in grado di trattare i Dati personali per suo conto. Lyreco trasferirà Dati personali a tali soggetti solo ove soddisfino gli standard rigorosi adottati da Lyreco in materia di trattamento e sicurezza dei dati. Lyreco condivide i Dati personali al solo scopo di fornire i propri Servizi agli Utenti.
  • Lyreco condividerà informazioni sulle transazioni relative ai pagamenti con le parti di riferimento. In caso di fornitori scelti da Lyreco sarà richiesto un adeguato livello di protezione dei Dati personali.
• Corti, tribunali, autorità incaricate dell’applicazione della legge o di regolamentazione: Lyreco si riserva il diritto di condividere le vostre informazioni per rispondere a richieste di informazioni debitamente autorizzate di autorità governative o laddove richiesto dalla legge. In circostanze eccezionalmente rare, ove sia in questione la sicurezza nazionale o della società (ad esempio in caso di attacchi terroristici), Lyreco si riserva il diritto di condividere l’intero suo database con le autorità governative competenti.
• Revisori, auditor, commercialisti, consulenti legali per le finalità dei rispettivi incarichi.

Come e dove vengono trasferiti i Dati personali?

Lyreco trasmette i Dati personali solo all’interno degli stati dello Spazio economico europeo (SEE) e/o a paesi che forniscono una protezione adeguata, come confermato dalla Commissione europea, ad eccezione dei seguenti casi.

Qualora il trattamento comporti un trasferimento di Dati personali verso uno stato al di fuori dell’Unione Europea che non garantisce un’adeguata protezione, come confermato dalla Commissione europea, Lyreco si impegna a proteggere il trasferimento con uno dei seguenti meccanismi:

• Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (ad esempio, Clausole contrattuali tipo per i Titolari del trattamento 2004/915/CE o Clausole contrattuali tipo per i Responsabili del trattamento 2010/87/UE o qualsiasi versione successiva);
• Norme vincolanti d’impresa: nel caso in cui le Terze parti interessate abbiano adottato Norme vincolanti d’impresa che coprono i Dati personali trattati da esse.
• Qualsiasi altro meccanismo ufficialmente riconosciuto dalle Leggi sulla protezione dei dati applicabili come tale da assicurare un adeguato livello di protezione dei Dati personali.

Lyreco tratta, e farà in modo che anche Terze parti trattino, i Dati personali in adeguate giurisdizioni, come definito nella(e) Legge(i) sulla protezione dei dati vigente(i). Queste giurisdizioni includono stati dello Spazio economico europeo e paesi riconosciuti dalla Commissione europea come in grado di fornire un adeguato livello di protezione (per ulteriori informazioni, cfr. Commissione europea, , “Decisioni della Commissione sull’adeguatezza della protezione dei dati personali nei paesi terzi.”)

I dettagli sul trasferimento di Dati personali a paesi terzi, le garanzie applicate a tale trasferimento, nonché una copia di tali garanzie possono essere ottenuti contattandoci scrivendo all’indirizzo e-mail IT.privacy@lyreco.com.

Per quanto tempo conserviamo i Dati personali?

Conserveremo i Dati che raccogliamo dal sito e/o durante il processo di recruitment per un periodo di tempo non superiore a quello necessario ad espletare le finalità per le quali tali dati sono stati trattati. I tempi di conservazione dipenderanno dall’esito delle richieste e candidature (così come dalla loro effettiva assunzione da parte nostra), nonché dalla specifica natura dei dati personali trattati e dalla finalità per la quale essi vengono trattati.

Qualora la candidatura di un Utente abbia successo, conserveremo solo i Dati personali relativi al recruitment che risultino necessari all’inserimento lavorativo.

In che modo garantiamo il trattamento dei Dati personali?

Lyreco esegue controlli di sicurezza, tecnici ed organizzativi, opportuni da un punto di vista commerciale, per proteggere i Dati personali da furto, smarrimento o uso improprio. I Dati personali saranno conservati in un ambiente operativo sicuro, non accessibile senza autorizzazione. Lyreco applica misure di mitigazione seguendo le valutazioni di rischio periodiche, onde garantire un livello adeguato di protezione dei Dati personali.

Quali sono i diritti degli Utenti in materia di trattamento dei Dati personali?

Lyreco riconosce agli Utenti i seguenti diritti in ordine al trattamento dei Dati personali effettuato da o per conto di Lyreco:

• Accesso Oltre alle informazioni che sono disponibili sul sito web di Lyreco, avete il diritto di accedere ai Dati personali che Lyreco conserva su di voi, fatte salve le deroghe contemplate nelle Leggi sulla protezione dei dati applicabili. Lyreco si adopererà per soddisfare la vostra richiesta. La vostra identità dovrà essere confermata prima che vi sia consentito di accedere ai vostri Dati personali. In generale, Lyreco non addebita alcun costo per fornire le informazioni richieste, ma se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva, in particolare a causa del suo carattere ripetitivo, Lyreco si riserva il diritto di chiedere un corrispettivo per tali richieste.
  • Vi chiediamo di inviare la vostra richiesta per iscritto:
    • IT.privacy@lyreco.com
    • Lyreco Italia srl, via Papa Giovanni Paolo II snc, 20040 Cambiago (MI)

    La richiesta deve essere completa di:

    • 1. Recapito telefonico
    • 2. Descrizione dei documenti specifici ai quali si chiede l’accesso, comprese le date specifiche dei medesimi, ove possibile

    Si prega di fornire quanti più dettagli possibili.

    Tutte le richieste di accesso formale verranno indirizzate al Referente della privacy, ai fini del successivo esame e per stabilire se Lyreco dovrà fornire le informazioni richieste. Il Referente della privacy può essere contattato al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com

• Portabilità È vostro diritto chiedere a Lyreco di spostare, copiare o trasferire i Dati personali che vi riguardano da un ambiente IT ad un altro, in modo sicuro e protetto, senza impedimenti. Questo diritto si applica ai vostri Dati personali detenuti da Lyreco, ove il trattamento sia stato automatizzato e utilizzato in considerazione della prestazione di Servizi da parte di Lyreco o qualora il trattamento sia basato sul vostro consenso.
• Cancellazione Lyreco non conserva Dati personali senza uno scopo predefinito e documentato. Rispettiamo le leggi che ci impongono di cancellare i Dati personali qualora non sussista più il motivo per la loro raccolta e conservazione. Riteniamo che ciò soddisfi i requisiti del principio, in materia di privacy, del “diritto all’oblio”.

  Nel caso in cui i Dati personali in possesso di Lyreco siano basati sulla stipula di un contratto, e sia vostro desiderio essere rimossi dai nostri sistemi prima della scadenza del periodo di conservazione indicato nella sezione “Per quanto tempo conserviamo i vostri Dati personali?”, siete invitati a contattare i nostri Referenti per la privacy al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com

  Se registrandovi ci avete trasmesso i vostri Dati personali, potete disattivare il vostro account in qualsiasi momento. Per motivi di sicurezza, abbiamo previsto un periodo di ripensamento di sette giorni dopo la vostra richiesta di eliminazione dell’account; tuttavia, l’accesso al vostro account durante detto periodo ne comporterà la riattivazione. Dopo la disattivazione e la scadenza del periodo di ripensamento l’account verrà irrevocabilmente sospeso, assicurando che nessuno possa utilizzare ancora il relativo ID.

• Opposizione al trattamento È vostro diritto opporvi al trattamento, da parte nostra, dei vostri Dati personali qualora non fossimo più autorizzati a farne uso. In tal caso, Lyreco si asterrà dal trattare ulteriormente i Dati personali salvo che essa dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui vostri interessi, diritti e libertà oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Revoca del consenso Avete il diritto di revocare qualsiasi consenso dato a Lyreco. In ogni caso, la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima del relativo ritiro.

Lyreco Careers – Pool di talenti

Nel caso in cui una candidatura da parte di un Utente non abbia successo e tale candidatura non venga aggiunta all’interno del ‘pool di talenti’ ad alta sicurezza informatica, i dati relativi verranno eliminati dai nostri sistemi informatici nel giro di 90 giorni.

Se il nostro team Talent & Acquisition ritiene che dovresti far parte di uno dei nostri pool di candidati per futuri processi di reclutamento, i tuoi dati verranno rimossi dal nostro sistema entro un periodo di 2 anni dall’ultima modifica al tuo profilo.

Qualora un Utente volesse cancellare i propri dati personali dai nostri database, potrà farlo in qualunque momento attraverso il proprio account candidato in ambiente Lyreco Careers. Per procedere in tal senso è sufficiente accedere alle ‘Impostazioni Account’ e seguire le opzioni relative alla cancellazione di tutti I propri dati personali e delle proprie informazioni. In alternativa, è possibile richiedere tale diritto scrivendoci all’indirizzo IT.privacy@lyreco.com

In che modo è possibile contattare, porre domande e/o proporre reclami a Lyreco?
Per esercitare i vostri diritti, esprimere una preoccupazione, sollevare una questione, proporre un reclamo o ottenere ulteriori informazioni sul trattamento dei vostri Dati personali da parte Lyreco, potete inviare un’e-mail al seguente indirizzo: IT.privacy@lyreco.com trasmettendo un documento che provi la vostra d’identità.

Lyreco si impegna a rispondere alla richiesta in un periodo compreso fra un mese e tre mesi, a seconda della complessità della richiesta e/o del numero di richieste pervenute alla società.

In caso di controversia, è possibile proporre reclamo presso la locale autorità di regolamentazione competente in materia di privacy dei dati – Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia n. 11 – 00187 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Telefono: (+39) 06.696771 – E-mail: garante@gpdp.it – Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it.

In che modo aggiorniamo/modifichiamo la nostra Policy sulla privacy?

Lyreco potrebbe, occasionalmente, aggiornare o modificare la presente Policy sulla privacy.

In tal caso, ve lo comunicherà pubblicando un avviso sulla home page del suo sito web o, se richiesto dalla legge, inviandovi direttamente una comunicazione. Lyreco vi invita a prendere periodicamente visione della presente Policy sulla privacy per essere sempre informati su come Lyreco contribuisce a proteggere i Dati personali raccolti. L’uso continuo dei Servizi di Lyreco costituisce accettazione, da parte vostra, della presente Policy sulla privacy e dei suoi successivi aggiornamenti.

In che cosa consiste la nostra Policy sui cookie?

Definizioni

I cookie sono brevi frammenti di testo (lettere e/o numeri) che permettono al server web di memorizzare sul browser informazioni da riutilizzare nel corso della medesima visita al sito (cookie di sessione) o in seguito, anche a distanza di giorni (cookie persistenti). I cookie vengono memorizzati, in base alle preferenze dell’utente, dal singolo browser sullo specifico dispositivo utilizzato (computer, tablet, smartphone).

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Cookie tecnici e cookie funzionali

I cookie tecnici sono quelli utilizzati al solo fine di effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria al fornitore di un servizio della società dell’informazione esplicitamente richiesto dall’abbonato o dall’utente a erogare tale servizio. Essi non vengono utilizzati per scopi ulteriori e sono normalmente installati direttamente dal titolare o gestore del sito web. Possono essere suddivisi in cookie di navigazione o di sessione, che garantiscono la normale navigazione e fruizione del sito web; cookie analytics, assimilati ai cookie tecnici laddove utilizzati direttamente dal gestore del sito per raccogliere informazioni, in forma aggregata, sul numero degli utenti e su come questi visitano il sito stesso; cookie di funzionalità, che permettono all’utente la navigazione in funzione di una serie di criteri selezionati al fine di migliorare il servizio reso allo stesso.

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